Tokrat objavljamo 1. del praktične izkušnje, ki smo jo dobili od ene uporabnice. Načeloma bi lahko bil to del foruma, si pa zasluži biti del Blog-a:
Dolga leta sem bila zaposlena v Kabinetu uprave velike banke. Primarno delo naše pisarne je bila podpora pri pripravi ključnih dokumentov banke oziroma spremljanju korespondence članov uprave banke. Moje delovno mesto me je zelo izpopolnjevalo, ker sem se dnevno srečevala z velikimi izzivi in odgovornostmi. Dela je bilo vedno veliko, vse smo morali pripraviti in oddati »že včeraj«, pri tem pa ves čas ostati nezmotljivi. Če smo namreč naredili samo kakšno majhno slovnično napako, je to vedel sam predsednik banke. Vsak dan, ves delovni čas je bilo vse »nujno, nujno, nujno«, kar se je tudi ves čas stopnjevalo.
Zraven vsega, zelo raznolikega dela, ki sem ga dnevno opravljala, mi je, vezano na čas pred digitalno transformacijo v banki, najbolj ostalo v spominu, kako sem vsak teden znova sama pripravljala celotno dokumentacijo za sejo članov uprave banke. V času pred tem je vsak posamezen sektor imel svojega administratorja, ki je bil odgovoren za pravilno fizično pripravo dokumentov. Ko so se z novo sistemizacijo ukinila njihova delovna mesta, nam je gradiva pomagala pripravljati bančna fotokopirnica. Kljub temu, da se je naša pisarna krčila, se je sčasoma tudi to spremenilo. Na koncu sem sama pregledovala vse oddane predloge, sodelavce opozarjala na morebitne popravke, urejala spremembe ter dokumente seveda tudi v pravilnem vrstnem redu fizično pripravljala.
V tem času je bilo najtežje. V pisarni smo doživljali velike spremembe. Dnevno smo imeli vedno več različnih odgovornosti, vedno manj nas je bilo, nastopili so novi, v angleškem jeziku govoreči člani uprave, s katerimi smo neposredno sodelovali, sprememba na spremembo…mi pa smo se zraven vsega tega še »ukvarjali s papirjem«! V tistem času je bila to zares zelo naporna, nepotrebna vsakodnevna dodatna dejavnost pisarne. V preobilici dela smo se vsak dan pogovarjali, da bi lahko čas »ukvarjanja s papirjem« izkoristili za kaj bolj produktivnega.
Zaradi različnih postopkov ostalih služb smo dokumente večinoma prejemali v zadnjem trenutku. Lovila sem roke, pregledovala gradiva, sodelavce opominjala na popravke, urejala spremembe in v duhu »bog ne daj, da bi se zmotila« bila pod velikim pritiskom! Zadnji dan, zadnjo uro pred oddajo sem bila kot hobotnica z več rokami, ki stoji zraven dveh printerjev hkrati, dodaja manjkajoč papir, pregleduje ali je še dovolj tonerjev, zraven ves čas dviguje telefone, sprejema spremembe s strani različnih služb – šefi pa čakajo in sprašujejo ali je že…! Vsak konec tedna, pozno popoldne, ob istem času je bila v naši pisarni enaka slika: gradiva, ki so obsegala tudi po 800 strani (x5) zložena po vseh mizah od sodelavcev, po vseh stolih, po okenskih policah in na koncu tudi po tleh Stres je bil neopisljiv! Ko sem dokumente končno oddala, sem vedno par minutk sedela in gledala v prazno, da sem prišla k sebi.
Vsakič znova smo se s sodelavci pogovarjali o tem kako bi bili srečni, če se nam ne bi bilo treba ukvarjati z vsem tem papirjem. Vsak je imel namreč »svojo sejo« in »zgodbo o hobotnici« konec tedna
Vse krovne dokumente, ki smo jih v imenu bančnikov dnevno prejemali v potrditev članom uprave, smo oddajali fizično, tako da smo vsak dan, tudi po 100x prehodili stopnice od 5. do 6. nadstropja banke.
Sčasoma se je po banki začelo govoriti o digitalni transformaciji. »Kaj je to?« smo se vsi spraševali? Manj papirja, nove aplikacije, poslovanje s tujim implementatorjem, pridobivanje elektronskih podpisov in še in še… Skrbela nas je prihodnost in kaj nam bo to prineslo.
Prvi sestanki, ki so potekali na to temo so bili zelo izčrpajoči. Pripravljali smo poročila delovnih procesov, prednosti in pomanjkljivosti le-teh, analizirali vsako podrobnost, uvajali spremembe, se dnevno udeleževali delavnic in izobraževanj ter se soočali z uporabo novih, naprednejših aplikacij.
Čas po tem je tisti čas zaradi katerega veš, da je bilo vsako najmanjšo spremembo vredno sprejeti in zanjo potrpeti. Sama se zelo rada učim in sprejemam nove izzive, tako da sem se z veseljem udeleževala vsakodnevnih izobraževanj, pripravljala nova navodila ter beležila novosti, ki nam jih je digitalna transformacija prinašala. Nastopil je čas brezpapirnega poslovanja in novih, zelo uporabnih aplikacij. Skoraj čisto vse dokumente smo pregledovali, urejali in združevali v e-obliki. Na koncu so bili še vedno obsežni in veliki po 800 strani in več, a so poslovni procesi zaradi e-poslovanja na vseh segmentih potekali veliko hitreje in enostavneje. Papirja in tekanja po stopnicah iz 5. v 6. nadstropje enostavno več ni bilo. Končno smo lahko svoj dragocen delovni čas izkoriščali za produktivnejše zadeve. Vsi smo bili zadovoljni.
Najbolj me je navdušila uporaba nove aplikacije. Dokumente smo po skrbnem pregledu enostavno naložili v za njih pripravljene »data room-e«, jih opremili s potrebnimi podatki ter poslali v potrditev članom uprave. Le-ti so, ko so imeli čas naložene dokumente na katerikoli lokaciji doma ali v tujini (24/7) pregledovali, komentirali ali enostavno potrdili. Po končanem postopku smo jih s pomočjo druge, prav tako varne aplikacije razposlali odgovornim v banki. Pot dokumenta je bila na takšen način sledljiva, enostavna in hitra. Od mene, kot zaposlenega, je zahtevala edino veliko mero natančnosti in koncentracije. Sčasoma smo se vsi v pisarni navadili na nov, enostaven način poslovanja.