Pred časom sem dobil klic enega obupanega naročnika. Ima problem, saj ima z izvajalcem sklenjeno Pogodbo o najemu programske rešitve, rešitev je sicer delujoča – po njegovi oceni – 70 %, vendar so stroški implementacije narasli na skoraj dvakratnik ponudbe. In vedno znova se vrtijo z izvajalcem v krogu – naročnik noče priznati dodatnih stroškov, izvajalec noče delati »zastonj«. Tipična pat pozicija. Zamenjati izvajalca? Hmmm... Neracionalno bi bilo izbrisati vse vloženo (čas, denar, energijo) in začeti z novim izvajalcem znova; in pričakovati, da bo mogoče z novim vseeno mogoče malce drugače. Naročnik mi je situacijo zelo nazorno opisal z stavkom, kjer pravi, da se počuti »kot, da me on drži za j..., jaz pa imam roke v žepih in se ne morem braniti«...
Verjetno vsem nekoliko znana zgodba... Izvajalec ima svojo plat – projekt slabo pripravljen, uporabniki nočejo sprejeti novih rešitev, nimajo dovolj časa, znanja, volje, primerjajo z prejšnjim sistemom, se kregajo, komplicirajo... »Meni dela« – znan stavek veliki večini »dobrih« izvajalcev.
Naročnik pa seveda zagovarja svoj prav. Oni so svoje povedali že ob pripravi projekta, takrat je vse bilo (s strani izvajalca) – oh, seveda, to ne bo problem, ni panike, to bomo rešili, … Zdaj pa je – sistem ne dela, nič ne dela, vse dela na pol, karkoli želimo spremeniti, ali ne gre ali pa je tako drago, da si ne moremo privoščiti... In tako naprej in tako naprej...
Kot ima vsaka medalja svoji dve plati, je tudi tu (vsaj po mojih dosedanjih izkušnjah) resnica nekje vmes.
Kaj torej narediti v primeru, ko začne izvajalec »izkoriščati pozicijo«?
Kot najprej – umirite žogico. Pogovorite se z izvajalcem, povejte mu, da enostavno ne more biti izhodiščna ponudba za faktor x presežena in da to ne boste plačevali. Prepričan sem, da z normalnim dialogom dosežete dosti več, kot z vsemi »grozilnimi« maili, odvetniki ali čem podobnim. Pogovorite se iz oči v oči. Razložite mu situacijo in mu povejte, da so Vaši nameni pozitivni, da si želite dolgročnega sodelovanja. Večkrat mu ponovite, zakaj ste se odločili prav za njega, čeprav ste imeli na mizi tudi »boljše« (cenejše, dražje, …) ponudbe.
Določite mejnike projekta. Povejte mu, kaj ste pripravljeni za projekt še narediti in katere so tiste točke, ki jih morajo dosečti in do kdaj. Določite, kaj ste od tega pripravljeni še plačati in kaj dejansko ne boste priznali kot stroška. Povprašajte ga, kaj morate narediti v podjetju, da boste znižali stroške projekta in/ali dosegli zastavljene cilje (torej – kaj lahko Vi naredite namesto njega).
Po potrebi – zamenjajte ali (če ga še nimate) določite vodjo projekta. Dostikrat je problem v ljudeh. Ne gre za to, kdo je dober in kdo je slab. Dostikrat ni med vodji ekip kemije in se ne razumejo. Če boste določili novega vodjo, lahko to znatno spremeni delovanje obeh ekip. »Starega« vodjo ne degradirajte (ker ga boste rabili na drugih projektih), ampak ga enostavno prerazporedite na drugi projekt, kjer bo lahko sigurno dal več. Če vodje projektov nimate, je mogoče to ena izmed ključnih napak, ki ste jo naredili. Nekdo mora biti vodja in mora odgovarjati za projekt (in to nnaj ne bi bil lastnik/direktor).
Ko ste na svoji strani naredili vse, kar ste lahko, izvajalec pa je gluh za te spremembe in trmasto vztraja na svojem – ne bo druge – zamenjajte izvajalca. Bo šokantno, boleče, pa tudi drago – a še vedno ceneje in za perspektivo podjetja bolje, da delate z nekom od začetka, kot pa da se »mučite« cel čas.
Da pa do zgoraj opisanega ne bi prišlo – kaj narediti? Dva enostavna nasveta... Ali pa mogoče še kakšen zraven...
Za začetek – bom zlajnana »mama«: Z izvajalci je kot s poroko... Ko se za enega odločiš, z njim preživiš en lep del svojega življenja. Torej – kot pri življenjskem partnerju – izbiraj dolgo in izberi previdno (=izberi pravega). Vsekakor izberite takšnega, s katerim se želite »poročiti« na dolgi rok in predvsem takšnega, ki Vam bo znal prisluhnitVin Vas bo razumel. Dostikrat prevlada neka »osebna nota« nad profesionalizmom.
Kot drugo – imejte v mislih, da nimate toliko denarja, da bi kupovali poceni. Staro pravilo se je že prevečkrat potrdilo... Pa tudi to, da bi lahko z »lopato« denar vrgli izvajalcu – pa tudi ne gre. Torej – kupujte srednji rang – po pošteni ceni za pošteno storitev/izdelek.
Na koncu – ni nujno, da ima vedno sosed prav. Če je dobro za njega, ni nujno, da je dobro tudi za vas. Tipično je to, da naročniki gledamo vedno reference. Izvajalci se upravičeno kitijo z dosežki večjih podjetij; kar pa še zdaleč ne pomeni, da je to tudi edino prav. In da bo rešitev tudi primerna za vas. Poglejte enostavno na to, koliko je izvajalec pripravljen narediti, spremeniti, prilagoditi – za Vas. In takrat boste videli, kakšna je njegova ocena Vaše vrednosti (komplicirano napisano; upam, da je razumljivo).
In na koncu koncev – poiščite pomoč. Povprašajte na tržišču o dobrih nadzornikih projektov, ki imajo bogate izkušnje in znanje, da Vas pravočasno usmerijo k pravemu izvajalcu, Vam pomagajo izbrati primernega za vas. Zelo pomembno - projektni vodja naj ne bo informatik s strani enega izmed izvajalcev (čeprav bo navidezno delal za Vas, bo vedno pod vplivom izvajalcev in bo vedno našel razlog zakaj nekaj (še) ni narejeno). Vzamite neodvisne projektne vodje, ki nimajo nobene povezave z izvajalcem. Tudi če ne poznajo niti sistema (rešitve) niti izvajalca, bodo neobremenjeni z rešitvijo, predvsem pa bodo sledili Vašim potrebam.